浅谈烟草商业企业采购项目全过程财务风险控制研究

由于烟草行业的特殊性以及急剧变化的外部经济环境，烟草企业的财务风险防范压力越来越大，如何有效提高财务风险防范以及规避能力将决定烟草企业的发展命运。就目前而言，烟草商业企业财务活动中，最复杂繁琐的应该是采购项目管理，包含采购项目的委托和购买、预算管理、资金支付、财务核算等系列环节，本文立足于烟草商业企业采购管理现状，把采购项目过程化管理与财务风险控制有机结合，为烟草商业企业合理利用和处理采购项目中的财务问题提供支持性参考意见，以提升采购项目全过程中的财务管控水平，有效规避财务风险，推动采购项目愈加标准化、规范化。

一、烟草商业企业财务管理现状

企业内部的财务管理问题是实现企业常态化发展和健康发展的重要前提，随着国民经济的快速发展，烟草商业企业也正朝着更加高效、合理、科学的方向转型发展与改造升级，而转型的工作重点必然涉及到财务内控管理，由于烟草商业企业在发展进程中延续留存了一些传统国有企业计划管理体系印记，财务管理缺乏与时俱进的改革举措，这也为财务管理工作带来了影响与弊端。

当前烟草商业企业在财务管理上存在一定的问题，首先，烟草商业企业的会计管理重点仍然局限在具体核算上，从核算会计向管理会计转型需要一个过程。其次，财务信息化平台建设相对落后，缺少一整套规范化的财务信息系统作为支撑，使会计核算、预算管理、资产管理、资金管理各环节不能有效对接。再次，财务内部控制更多的停留在表层，日常主要关注在纠错上，对业务全过程管理有待加强。

二、烟草商业企业采购项目分类

烟草商业企业采购，是指各级烟草商业企业为了开展日常活动在相关部门的监督下，严格按照规定方法和方式，取得某种工程及获得一些物资和服务，并以有偿的方式达成合同签约的形式，满足企业生产所需的物资配置的行为和过程，烟草商业企业以采购标的为标准可分为三类，即工程采购、货物采购和服务采购。

工程采购是指通过招标或其他方式选择合格的承包单位来完成项目的施工任务，并包括与之相关的人员培训和维修等服务，属于有形采购。工程是指建设化工程和信息化工程，所谓建设化工程，它主要是针对建筑物和构筑物的开发为主的活动，例如开展一系列的新建、改造、拆建及修理等建设项目，实施与这些活动相关联的勘探、施工、作业等必要控制手段来维护、保障工程的安全性与优质。信息化工程指在建设工程中与信息化流程等基础设施建设和信息化安全防范建设相关活动，它包含了信息化咨询、应用支撑系统建设以及监理等项目。

货物采购是指购货方为获得货物通过招标的形式选择合格的供货商或称供货方，它包含了货物的获得及其获取方式和过程。货物采购也可称为物资采购，物资包含烟用物资和非烟用物资，烟用物资主要包括卷烟材料、烟叶配套物资、物流配送物资等，非烟用物资包括原材料、燃料、办公、劳保、生活、五金等各种形态种类的物品。

服务采购是指购货方对除货物和工程以外的其他企业需求对象进行获取的过程，包括宣传促销服务、管理咨询服务、科研开发服务、信息网络开发服务、金融保险服务、运输及维修等方面的服务，属于无形采购。

三、烟草商业企业采购项目全过程概述

（一）采购项目计划管理过程概述

烟草商业企业在日常业务开展过程中，采购是不可或缺的一个环节，采购部门组织实施采购项目，这一过程是非常严格和谨慎的。在采购项目启动执行前需要完成以下三个步骤。

第一，采购需求部门做好前期市场调研，制定采购计划，采购计划采购部门负责人针对采购的必要性和金额进行审核，审核无误后上报采购管理办公室进行审查和批准。

第二，采购管理办公室继续对要采购物品的必要性、项目实施方案以及企业投入支出等方面进行审议，审议通过后再继续执行下一环节审核，多部门之间层层审核才能全方位地认清采购清单里内容物的效用性。

第三，根据采购管理办公室复审的结果，形成年度采购计划清单，提交集体决策并报上级批准，采购管理办公室复核采购需求部门上报的采购计划后统一汇总，再经管委会、办公会集体决策的形式确定拟立项采购项目。

（二）采购项目过程管理概述

 烟草商业企业主要通过以下方式组织实施日常采购项目：

一是公开招标、邀请招标方式需编制、审定招标文件，发布招标公告或投标邀请书，然后按流程进行开标和评标，选定中标候选人和确定中标结果。

二是竞争性谈判（磋商）需编制谈判（磋商）文件，确定邀请参加谈判（磋商）供应商，成立谈判（磋商）小组，对采购项目进行评审，形成谈判评审报告，根据结果确定中选供应商。

三是询价（询比）方式编制询价（询比）文件，确定3家（含）以上供应商，成立询价（询比）小组进行评审，询价（询比）小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定中选供应商。

四是单一来源采购方式则是根据单一来源采购文件，确定拟邀请参加谈判的供应商，成立谈判小组，谈判小组按照采购文件要求，和单一来源采购供应商开展谈判，在满足采购需求的前提下，与供应商谈判确定合理价格。

五是网络采购及紧急采购，网络采购应通过公开招标的方式，选择合适的网络采购平台，网络采购实施的方式通常为自营店铺采购和综合比较采购两类，具体按照招标程序执行。紧急采购程序则是适用于出现符合出现突发性、紧迫性、不可抗力等情况。

（三）采购项目合同管理过程概述

项目组织实施完成后，为了使得双方的权益得到有效保障，需要根据招标文件签订合法合规的合同，为进一步履行职责奠定良好、高效的合作基础。

最后一个流程就是针对采购项目里的工程、货物、服务类项目进行验收、按照合同约定支付货款以及把采购清单和相关文件归档，为做好财务清算核实工作提供材料依据，这是当前烟草商业企业在执行采购项目全过程的具体流程。

四、烟草商业加强采购项目全过程财务风险控制的必要性

采购项目在实施过程中会涉及到很多财务相关联的问题，比如成本费用核算、资金流入流出、发票开具、报销验收单据等方面，每个环节都是缺一不可、紧密相连的，所以在采购实施过程中加强全过程财务风险控制是不可或缺的。

首先，加强采购项目全过程财务风险控制有利于提高财务预算精准度,采购项目较普通费用支出而言，时间周期较长，工作环节较多，涉及面较广，资金支出金额相对较大，加强采购项目全过程财务风险控制有利于根据采购项目实际开展情况有计划调整预算资金，有效降低采购项目预算资金执行偏差率。

其次，加强采购项目全过程财务风险控制有利于优化财务内控制度。在开展日常采购工作时，财务部门应该作为监督部门参与其中，通过深度参与采购项目，做好前期财务处理会计核算确认环节工作，为进一步做到精确无误核算、核算以及内控监督工作。

再次，加强采购项目全过程财务风险控制有利于降低财务资金风险。采购项目较普通费用金额支出而言，相对较大，为加强财务基础管理、确保资金合法、合规使用，对采购项目全过程实施的财务风险控制管理是非常必需和重要。

五、提升烟草商业企业采购项目全过程财务风险控制管理水平的举措

在开展日常采购工作时，必须把财务风险控制管理贯穿于采购项目全过程，如果企业处理不当，就会影响财务状况的安全与稳定，甚至会引发财务风险。因此，需要对采购项目财务风险加以控制和管理，确保采购项目决策符合客观需要，笔者就如何改进和提升烟草商业企业采购项目全过程财务风险控制管理水平提几点看法。

（一）完善和健全采购财务监督风险管理体系

把采购项目过程中的财务内控要点纳入采购管理办法，让财务风险监督贯穿于采购各环节，进一步加强对采购预算编制的审核，采购部门前期询价时，财务部门可以运用财务系统提供同类费用项目支出数额给采购实施部门作为参考依据，如果出现市场询价金额较历年同类费用项目支出偏差率较大的情况，应作出可行性分析，并提供报告给监管部门审核确定。在采购项目费用支出时，财务部门要认真监督预算支出是否科学合理。在预算总量上，主要审核采购预算是否与需要相适应，采购的规模是否与预算规模相适应，是否体现了支出投向投量的合理性、合法性原则。在预算内容上，财务部门应根据有关标准、规定和相关工作的实际需要，审查采购项目支出的必要性，从源头上杜绝重复采购、盲目采购的现象，必须坚持采购项目“无预算、无计划、不采购”的原则，确保采购项目预算执行的准确性，实现对采购项目全过程的财务风险控制。

（二）加强采购项目实施完毕的财务风险后续管理

财务部门要掌握采购项目业务全流程才能深入参与采购项目全过程管控，在审核采购项目附件资料时要特别关注评审项目的合理性、可行性、评分标准的设定及流程的规范性，项目验收合格后必须通过严格的财务监督，财务部门在进行财务核算时要附采购项目归档清单，必要时也可对档案的完整性进行复核，执行完规定程序并提供验收资料后才可付款，待完成合同义务后由采购实施部门签署意见并向财务部门申请支付退换供应商质保金及履约保证金。

（三）定期开展采购业务风险防范类培训

一是组织采购业务培训，使得采购人员、规范管理办公室及其他监管部门明确自身职责，紧紧围绕宣贯招标采购法律法规和管理制度等方面深入开展业务培训，明确采购正规途径和审批程序。二是开展思想道德素质培训，针对政治思想开展教育，提高采购部门、规范管理部门等相关经办人员道德素质。三是持续推动警示教育学习，结合固定学习日开展警示教育线下学习若干次，及时在企业规范管理工作群中传达各类采购领域警示教育读本与案例，宣传采购管理文件、制度。